Welke papiervernietiger is geschikt voor de AVG privacywet?

Vergeet niet om uw papieren data te versnipperen

Papier shredden op kantoor is nu nóg belangrijker. Want de AVG privacywet stelt dat uw organisatie verantwoordelijk is voor het wissen en vernietigen van persoonsgegevens, denk aan klantgegevens. Als deze gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor verwerking moet de informatie vernietigd of gewist worden.

Digitale data kunt u wissen of deleten, maar papieren data dient fysiek vernietigd te worden. Daarom is het raadzaam om op kantoor te beschikken over een betrouwbare ‘AVG-proof’ papiervernietiger zodat u altijd vertrouwelijk papier kunt versnipperen. De minimale eis is om te kiezen voor een P-4 shredder voor de vernietiging van vertrouwelijk papier.

Advies voor kantoor shredders

De AVG privacywet in het kort

U heeft vast al veel informatie voorbij zien komen over de AVG. Laten we de privacywet kort en bondig doornemen.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een Europese privacywet en staat wereldwijd bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR). De AVG vervangt in Nederland de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) op basis van de Europese Richtlijn gegevensbescherming (95/46/EG).

Het doel van de AVG is het beschermen van persoonsgegevens van natuurlijke personen. Dat betekent dat de AVG privacywet de eigenaar van de persoonsgegevens beschermt en dat verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers moeten voldoen aan de wetgeving betreffende het opslaan, gebruik en verwerking van persoonlijke informatie.

Verwerking van persoonsgegevens

Uw organisatie verwerkt natuurlijk allerlei persoonsgegevens en u dient met deze gegevens vertrouwelijk om te gaan. Dat doet u waarschijnlijk al, maar de AVG scherpt de regels en eisen voor verwerking aan. Het is dus belangrijk dat de verwerking van persoonsgegevens binnen uw organisatie van A t/m Z logisch en waterdicht is.

De Verordening stelt richtlijnen voor de verwerking van persoonsgegevens. Maar wat bedoelt de AVG precies met ‘verwerken van persoonsgegevens’?

Verwerken: alle handelingen die een organisatie kan uitvoeren met persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen.
Autoriteit Persoonsgegevens

Onder ‘verwerking’ verstaat de AVG onder andere:

• verzamelen;
• vastleggen;
• opslaan;
• wijzigen;
• opvragen;
• raadplegen;
• gebruiken;
• verstrekken;
• wissen en vernietigen.

In feite komt het er dus op neer dat een verwerkingshandeling al snel een verwerking van persoonsgegevens in de zin van de AVG is.

Waarom papier vernietigen voor AVG?

In dit artikel gaan we verder in op het wissen en vernietigen van persoonsgegevens die afgedrukt staan op papier, zoals papieren dossiers en papieren post. Naast digitale data vormt papieren data een veiligheidsrisico wat betreft datalekken.

Organisaties onderschatten vaak de hoeveelheid digitale data die geprint wordt (zoals: mailtjes, offertes, facturen) door werknemers en daarmee een veiligheidsrisico vormen. Om dit risico tot een datalek te beperken is betrouwbare papiervernietiging en een duidelijk protocol voor wissen en vernietigen noodzakelijk.

Voorbeelden van veiligheidsrisico’s:

• Onveilig weggooien van vertrouwelijk papier bij het oudpapier.
• Vergeten van printjes bij de printer of kopieermachine.
• Verlies of diefstal van papierwerk, zoals een ordner.
• Vertrouwelijk papier per post sturen naar een verkeerde ontvanger.

In uw organisatie is het beveiligen van papieren documenten met persoonsgegevens belangrijk om een mogelijk datalek te voorkomen. De rol van werknemers is hierbij van groot belang. Om de informatieveiligheid te waarborgen is het van belang om vertrouwelijke documenten binnen uw organisatie na verwerking altijd te vernietigen.

Hoe kunt u papier vernietigen?

Er zijn twee manieren om papier deugdelijk te vernietigen. U kunt het papier zelf versnipperen met een papiervernietiger. Of u kunt de papieren laten vernietigen door een gecertificeerd datavernietigingsbedrijf.

Het voordeel van een papierversnipperaar is dat u op elk moment van de dag een document kunt versnipperen. Het nadeel van een shredder is de aanschafprijs en de tijd dat het versnipperen kost.

Als u papiervernietiging uitbesteedt kunt u grote hoeveelheden papier in een keer laten vernietigen. Het nadeel is dat u opzoek moet gaan naar een betrouwbare partner. Wij adviseren om te kiezen voor een CA+ gecertificeerde verwerker. Lees meer over de voor- en nadelen van papiervernietiging en papiervernietigers.

Kosten gecertificeerde papiervernietiging

Welke papiervernietigers voldoen aan de AVG

Wilt u graag een betrouwbare papierversnipperaar om papieren documenten met persoonsgegevens te versnipperen? Waar moet u dan op letten, want welke papiervernietiger voldoet aan de AVG en welke niet?

AVG-proof: Kies minimaal voor een papier shredder met DIN veiligheidsniveau P-4 of hoger.
Papierversnipperaar.nl

Misschien heeft u naast de kopieermachine al een oude papiervernietiger staan op kantoor. Maar voldoet deze machine nog wel aan de AVG? Weet u volgens welk DIN veiligheidsniveau uw shredder het papier vernietigt?

Met andere woorden, produceert de shredder stroken (strip cut) of kleine snippers (cross cut) van de documenten?

Wij adviseren voor de vernietiging van vertrouwelijke documenten met persoonsgegevens minimaal een DIN P-4 papiervernietiger. Vanaf P-4 (micro-cut) maakt de papiervernietiger snippers in plaats van lange stroken.

Voor zakelijk gebruik kunt u dus het beste een DIN P-1 of DIN P-2 shredder, of strip cut versnipperaar, links laten liggen. Als uw bedrijf gebruik maakt van een papiervernietiger die stroken maakt dan is ons advies om deze te vervangen voor een shredder met een hogere veiligheidsklasse, zoals DIN P-3, DIN P-4 of DIN P-5. Een DIN P-5 shredder (micro cut) vernietigt een A4 in meer dan 2.000 micro snippers.

Bekijk DIN-P5 papierversnipperaars

Bekijk veilige papiervernietigers voor op kantoor

Handige links

• Algemene informatie over AVG
• AVG 10 Stappenplan
• Officiële handleiding AVG
• Whitepaper Rexel Europe over AVG en papiervernietiging
• Meer over DIN-norm 66399

Dit artikel is geen juridisch advies, het artikel heeft als doel om u bewust te maken van de noodzaak van papiervernietiging met betrekking tot de AVG.